Ajankohtaista

Miten huolehtia yhtiökokouksen turvallisista järjestelyistä?

Koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne on aiheuttanut muutoksia myös Tapiolan Lämpö-konsernin isännöimien taloyhtiöiden yhtiökokousten järjestelyihin joko etäkokouksen tai kokouksen lykkäämisen muodossa. Rajoituksien lieventämisen myötä monessa taloyhtiössä varmasti pohditaankin yhtiökokouksen järjestämistä perinteiseen tapaan.

Lievennetyistä rajoituksista huolimatta Isännöintiliiton suositus on vielä tulevina kuukausina järjestää taloyhtiöiden kokoukset pääasiassa etänä. Niin osakkaiden kuin isännöitsijän turvallisuus on ensisijaisen tärkeää meille kaikille, ja etäkokous mahdollistaa turvalliset järjestelyt sekä osallisuuden päätöksentekoon kaikille osapuolille, myös iäkkäille ja riskiryhmiin kuuluville. Taloyhtiön isännöitsijä osaa neuvoa ja ohjeistaa etäkokouksen järjestelyissä ja käytännön asioissa. 

Mikäli osallistuminen etäyhteydellä ei syystä tai toisesta onnistu, voi osakas tarvittaessa valtakirjalla valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan puolestaan kokoukseen. On myös huomioitava, että etäyhteyksistä huolimatta yhden osakkaan on oltava läsnä kokouspaikalla, tämä voi olla esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja.

 

Avaamme kokoustilat käyttöön maanantaista 1.6.2020 alkaen poikkeusjärjestelyin.

Kokoustilojen käyttöönotosta huolimatta, haluamme edelleen kannustaa etäkokouksien pitämiseen mahdollisuuksien mukaan. Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus mahdollistaa etäkokouksien pöytäkirjojen virallistamisen ilman kasvokkaista kohtaamista. Kokoukseen ei voi osallistua sairaana, tällöin on kaikkien turvallisuuden vuoksi jäätävä kotiin. Osallistuminen voi tällaisissa tapauksissa hoitua valtakirjalla.

Kokoustiloja käytettäessä tulee huomioida seuraavat asiat:

  1. Turvavälin tulee olla vähintään 1 metri.
  2. Osallistujamäärät sovitaan kokouksen järjestäjän kanssa tilakohtaisesti, jotta turvaväliä on mahdollista noudattaa.
  3. Pesethän kätesi tiloihimme tullessasi, lisäksi tiloista löytyy käsidesiä.
  4. Kokouksen päätyttyä kokouksen järjestäjä desinfioi suihkutettavalla desinfiointiaineella tuolit, tasot ja muut pinnat.
  5. Kokousvarausten väliin jätämme tunnin tauon, jolloin tilat tuuletetaan.

Jos haluat järjestää tiloissamme kokouksen niin olethan ajoissa yhteydessä yhteyshenkilöösi, niin varmistamme tilan saatavuuden.

Kokouksen järjestäjä vastaa kokousohjeiden noudattamisesta sekä siivous- ja desinfiointitoimenpiteistä. Siivouksesta ja desinfioinnista aiheutuu poikkeusaikana ylimääräistä kulua 62 eur/kokous (sis ALV), joka laskutetaan normaalin kokoustilan vuokran lisäksi.